Iscrizione al registro di commercio: documenti e procedura

Obbligo di iscrizione: quando scatta e per quali forme

L'obbligo di iscrizione dipende dalla forma giuridica. Devono iscriversi con il proprio nome le ditte individuali con introito lordo annuo (cifra d'affari) di almeno CHF 100'000. Lo stesso vale per società in nome collettivo, società in accomandita, associazioni che gestiscono un'attività commerciale e succursali di società svizzere e straniere.

Chi opera in forma commerciale ma resta sotto i CHF 100'000 non è obbligato. Può però iscrivere volontariamente la propria ditta individuale.

Il registro di commercio è una banca dati pubblica gestita dai cantoni. La Confederazione esercita l'alta vigilanza e gestisce un registro centrale consultabile tramite l'Indice centrale delle ditte Zefix, aggiornato ogni giorno. In Svizzera ci sono 28 uffici del registro di commercio: tre nel Canton Vallese e uno per ogni cantone e semicantone.

Il registro comprende il registro giornaliero, con le iscrizioni in ordine cronologico, e il registro principale, con le iscrizioni giuridicamente valide classificate per ente giuridico. Ogni iscrizione poggia su documenti giustificativi.

La ditta è protetta — per le ditte individuali nel luogo in cui si trova la sede dell'azienda — e l'impresa diventa soggetta all'esecuzione in via di fallimento (art. 39 cpv. 1 LP). Un singolo creditore può far confluire l'intero patrimonio in una massa fallimentare, dalla quale tutti i creditori vengono soddisfatti in proporzione alle loro rivendicazioni.

Ditta individuale: documenti e dati da preparare

Per una ditta individuale la notificazione si fa con il formulario dell'ufficio cantonale. Occorre indicare i dati del mittente: servono per eventuali richieste di informazioni aggiuntive e per la fattura delle tasse d'iscrizione. Se il numero d'identificazione delle imprese (IDI) è già stato attribuito, va indicato nella notificazione (consultabile su uid.admin.ch).

La ditta può essere un nome di fantasia, purché contenga il cognome del titolare. Il cognome non può essere modificato e deve corrispondere esattamente a quello del documento d'identità ufficiale. Se la ditta contiene altri cognomi, o indicazioni percepite come tali, il cognome del titolare deve restare deducibile senza ambiguità.

La ditta non può contenere elementi che si riferiscono a un rapporto societario o che rinviano ad altre forme giuridiche. L'ufficio cita per esempio «Caseificio di Rossi G.», «Caseificio buongustaio di Bianchi Giovanni» e «Automobili Ferrari, titolare: Marco Bernasconi».

Lo scopo deve essere conciso e formulato in modo che i terzi possano identificare chiaramente l'attività svolta. Non può contenere riferimenti tipici di una società, come la possibilità di fusioni o scissioni, né termini quali «società», «societario» o «assemblea».

Prima di procedere conviene avere a portata di mano il documento d'identità ufficiale, l'indirizzo commerciale, i riferimenti dell'iscrizione alla cassa di compensazione AVS e il formulario da firmare. Le informazioni di compilazione in fondo alla pagina del formulario vanno lette prima dell'invio: servono a evitare sospensioni della procedura.

Ditta individuale: la procedura passo passo

L'ufficio indica cinque passi: compilare il formulario con tutti i dati richiesti; aprire e stampare il file PDF, conservandone una copia sul computer; firmare il formulario cartaceo; spedirlo per posta, senza recarsi all'Ufficio del registro di commercio; pagare. Per il conteggio l'ufficio rinvia all'Ordinanza sugli emolumenti in materia di registro di commercio.

La fattura arriva dopo l'inoltro della richiesta: indicativamente Fr. 80 per l'iscrizione dell'ente giuridico e Fr. 20 per ogni autorizzazione a firmare e per ogni funzione. Il formulario PDF salvato vale come copia della richiesta in caso di contestazioni o chiarimenti.

La via postale è espressamente prevista e permette di velocizzare la pratica senza passare dallo sportello. Esistono anche canali di notificazione online: chi preferisce il digitale può verificare quali formulari elettronici sono ammessi dal registro competente prima di iniziare.

SA, Sagl, cooperative e fondazioni: perché serve il notaio

Alcune forme giuridiche non si iscrivono direttamente. Le società anonime (SA), le società in accomandita per azioni, le società a garanzia limitata (Sagl), le società cooperative e le fondazioni devono essere iscritte da un notaio. Fanno eccezione le fondazioni familiari ed ecclesiastiche.

Il notaio è quindi il tramite verso il registro di commercio. La notificazione diretta riguarda invece ditte individuali, società in nome collettivo, società in accomandita, associazioni con attività commerciale e succursali.

Prima dell'iscrizione l'imprenditore prepara la costituzione della società con il professionista incaricato. Le modalità concrete di questa fase vanno definite con il notaio, che conosce i documenti richiesti per la singola operazione.

Costi ed emolumenti: quanto mettere in preventivo

Per il Canton Ticino l'ufficio indica a titolo indicativo Fr. 80 per l'iscrizione dell'ente giuridico e Fr. 20 per l'iscrizione di ogni autorizzazione a firmare e di ogni funzione. La fattura viene inviata dopo l'inoltro della richiesta: non si paga anticipatamente allo sportello.

Per un conteggio corretto l'ufficio rinvia all'Ordinanza sugli emolumenti in materia di registro di commercio. Gli importi non sono uguali in tutti i cantoni, perché la tenuta del registro è di competenza cantonale.

Le iscrizioni soggette a pagamento sono pubblicate nel Foglio ufficiale svizzero di commercio (FUSC). Attenzione ai registri privati: i neo-imprenditori vengono spesso contattati da uffici simili e una tale iscrizione comporta soprattutto spese, senza sostituire l'iscrizione ufficiale.

Poiché la consultazione delle informazioni del registro principale è gratuita su internet tramite Zefix, non serve pagare un servizio privato per verificare se un'impresa o una ditta è già iscritta.

Dopo l'iscrizione: Zefix, estratti e FUSC

La ricerca su Zefix è gratuita e si può fare per ditta (o nome) oppure per numero d'identificazione dell'ente giuridico. Sono consultabili senza costo: numero IDI, forma giuridica, data d'iscrizione, ditta o nome con eventuali traduzioni, sede e recapito, altri indirizzi, capitale (azionario, di partecipazione, sociale), conferimenti in natura e simili se del caso, scopo e data degli statuti.

Senza costo si vedono anche forma delle comunicazioni ufficiali, succursali, numeri e date dell'iscrizione nel registro giornaliero, pubblicazioni nel FUSC con numero, data e pagina, e dati personali delle persone iscritte con funzione e diritto di firma. La ricerca copre però solo gli enti attivi (non radiati), le ditte attuali (non quelle precedenti) e le persone attualmente iscritte.

Per estendere il risultato occorre selezionare i criteri corrispondenti. Nei registri cantonali si può cercare anche per persona, per sapere in quali enti giuridici è iscritta.

Se serve un documento con valore legale, l'ufficio cantonale rilascia su domanda estratti autenticati delle iscrizioni concernenti un ente giuridico, copie delle notificazioni e dei documenti giustificativi. Attesta anche che un determinato ente giuridico non è iscritto nel registro.

Gli estratti relativi a un'impresa sono ottenibili gratuitamente e consultabili online su Zefix. Le persone giuridiche possono chiedere anche gli statuti a fronte del pagamento di una tassa.

Il Foglio ufficiale svizzero di commercio rende pubbliche le informazioni ufficiali più recenti e gli annunci previsti per legge. I dati più importanti delle imprese iscritte sono disponibili anche nell'annuario svizzero del registro di commercio. Conservare l'estratto o il riferimento della pubblicazione FUSC è utile quando la controparte chiede prova dell'iscrizione.

Errori frequenti e consigli pratici

Il primo rischio è il formulario incompleto: la procedura può essere sospesa e i tempi si allungano. Prima di inviare vanno lette le informazioni di compilazione in fondo alla pagina del formulario e verificati i dati del mittente, necessari anche per la fattura.

Altri errori riguardano il contenuto. Una ditta priva del cognome del titolare, con un cognome non identico a quello del documento d'identità ufficiale, con cognomi non deducibili o con elementi che richiamano un rapporto societario non è conforme.

Anche uno scopo troppo vago, o formulato con termini come «società», «societario» o «assemblea» e con riferimenti a fusioni o scissioni, viene respinto. Lo scopo deve permettere ai terzi di capire subito l'attività svolta.

Sui contatti, diffidare delle offerte d'iscrizione provenienti da registri privati: comportano soprattutto spese e non sostituiscono la notificazione all'autorità competente. Prima di costituire conviene verificare gratuitamente su Zefix se la ditta scelta compare già. Dopo l'invio, conservare una copia della richiesta sul computer e controllare che l'iscrizione sia effettivamente registrata.

Check-list finale per l'iscrizione