Handelsregistereintrag: Dokumente und Verfahren

Eintragungspflicht: Wann sie greift und für welche Formen

Die Eintragungspflicht hängt von der Rechtsform ab. Einzelunternehmen mit einem jährlichen Bruttoumsatz (Umsatz) von mindestens CHF 100'000 müssen sich unter ihrem Namen eintragen lassen. Dasselbe gilt für Kollektivgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Vereine, die eine wirtschaftliche Geschäftstätigkeit ausüben, sowie für Zweigniederlassungen schweizerischer und ausländischer Gesellschaften.

Wer wirtschaftlich tätig ist, aber unter CHF 100'000 bleibt, ist nicht zur Eintragung verpflichtet. Er kann sein Einzelunternehmen jedoch freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.

Das Handelsregister ist eine öffentliche Datenbank, die von den Kantonen geführt wird. Der Bund übt die Oberaufsicht aus und führt ein zentrales Register, das über das Zentralregister der Firmen Zefix täglich aktualisiert abrufbar ist. In der Schweiz gibt es 28 Handelsregisterämter: drei im Kanton Wallis und je eines pro Kanton und Halbkanton.

Das Register umfasst das Tagesregister mit den Eintragungen in chronologischer Reihenfolge und das Hauptregister mit den rechtsgültigen, nach Rechtseinheit klassifizierten Eintragungen. Jede Eintragung stützt sich auf Belege.

Die Firma ist geschützt – bei Einzelunternehmen am Ort des Geschäftssitzes – und das Unternehmen unterliegt der Konkursvollstreckung (Art. 39 Abs. 1 SchKG). Ein einzelner Gläubiger kann das gesamte Vermögen in eine Konkursmasse einbringen, aus der alle Gläubiger proportional zu ihren Forderungen befriedigt werden.

Einzelunternehmen: Vorzubereitende Dokumente und Daten

Für ein Einzelunternehmen erfolgt die Anmeldung mit dem Formular des kantonalen Amtes. Es sind die Absenderdaten anzugeben: Diese dienen für eventuelle Rückfragen und für die Rechnungsstellung der Eintragungsgebühren. Wenn die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) bereits zugewiesen wurde, ist sie in der Anmeldung anzugeben (abrufbar unter uid.admin.ch).

Die Firma kann ein Fantasienamen sein, sofern sie den Nachnamen des Inhabers enthält. Der Nachname darf nicht geändert werden und muss exakt mit dem offiziellen Ausweis übereinstimmen. Enthält die Firma weitere Nachnamen oder Angaben, die als solche wahrgenommen werden, muss der Nachname des Inhabers eindeutig ableitbar bleiben.

Die Firma darf keine Elemente enthalten, die auf eine gesellschaftsrechtliche Beziehung hinweisen oder auf andere Rechtsformen verweisen. Das Amt nennt beispielsweise «Käserei Rossi G.», «Feinschmecker-Käserei Bianchi Giovanni» und «Automobile Ferrari, Inhaber: Marco Bernasconi».

Der Zweck muss prägnant formuliert sein, sodass Dritte die ausgeübte Tätigkeit klar identifizieren können. Er darf keine typischen gesellschaftsrechtlichen Hinweise wie Möglichkeiten von Fusionen oder Spaltungen enthalten, noch Begriffe wie «Gesellschaft», «gesellschafterlich» oder «Versammlung».

Vor dem Ausfüllen sollten der offizielle Ausweis, die Geschäftsadresse, die Anmeldedaten bei der AHV-Ausgleichskasse und das zu unterzeichnende Formular bereitliegen. Die Ausfüllhinweise am Ende der Formularseite sind vor dem Versand zu lesen, um Verfahrensunterbrüche zu vermeiden.

Einzelunternehmen: Das Schritt-für-Schritt-Verfahren

Das Amt nennt fünf Schritte: Das Formular mit allen erforderlichen Daten ausfüllen; die PDF-Datei öffnen und ausdrucken, wobei eine Kopie auf dem Computer gespeichert wird; das Papierformular unterschreiben; es per Post versenden, ohne beim Handelsregisteramt vorstellig zu werden; bezahlen. Für die Berechnung verweist das Amt auf die Verordnung über die Gebühren im Bereich des Handelsregisters.

Die Rechnung trifft nach der Übermittlung der Anfrage ein: Richtwertig Fr. 80 für die Eintragung der Rechtseinheit und Fr. 20 für jede Zeichnungsberechtigung und jede Funktion. Die gespeicherte PDF-Kopie des Formulars dient im Streitfall oder bei Klärungsbedarf als Kopie der Anmeldung.

Der Postweg ist ausdrücklich vorgesehen und ermöglicht eine beschleunigte Abwicklung ohne Gang zum Schalter. Es gibt auch Online-Anmeldekanäle: Wer den digitalen Weg bevorzugt, sollte vor Beginn prüfen, welche elektronischen Formulare vom zuständigen Register akzeptiert werden.

AG, GmbH, Genossenschaften und Stiftungen: Warum der Notar nötig ist

Einige Rechtsformen werden nicht direkt eingetragen. Aktiengesellschaften (AG), Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften und Stiftungen müssen durch einen Notar eingetragen werden. Ausgenommen sind Familien- und kirchliche Stiftungen.

Der Notar ist somit das Bindeglied zum Handelsregister. Die direkte Anmeldung betrifft hingegen Einzelunternehmen, Kollektivgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Vereine mit wirtschaftlicher Geschäftstätigkeit und Zweigniederlassungen.

Vor der Eintragung bereitet der Unternehmer die Gründung der Gesellschaft mit dem beauftragten Fachmann vor. Die konkreten Modalitäten dieser Phase sind mit dem Notar zu definieren, der die für den einzelnen Vorgang erforderlichen Dokumente kennt.

Kosten und Gebühren: Was budgetiert werden muss

Für den Kanton Tessin nennt das Amt richtwertig Fr. 80 für die Eintragung der Rechtseinheit und Fr. 20 für die Eintragung jeder Zeichnungsberechtigung und jeder Funktion. Die Rechnung wird nach der Übermittlung der Anfrage versandt; es wird nicht im Voraus am Schalter bezahlt.

Für eine korrekte Berechnung verweist das Amt auf die Verordnung über die Gebühren im Bereich des Handelsregisters. Die Beträge sind nicht in allen Kantonen gleich, da die Führung des Registers in kantonaler Kompetenz liegt.

Die gebührenpflichtigen Eintragungen werden im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht. Vorsicht bei privaten Registern: Neue Unternehmer werden oft von ähnlichen Stellen kontaktiert, und eine solche Eintragung verursacht vor allem Kosten, ohne die offizielle Eintragung zu ersetzen.

Da die Einsicht in die Informationen des Hauptregisters über Zefix im Internet kostenlos ist, muss kein privater Dienst bezahlt werden, um zu prüfen, ob ein Unternehmen oder eine Firma bereits eingetragen ist.

Nach der Eintragung: Zefix, Auszüge und SHAB

Die Suche auf Zefix ist kostenlos und kann nach Firma (oder Name) oder nach UID-Nummer der Rechtseinheit erfolgen. Kostenlos einsehbar sind: UID-Nummer, Rechtsform, Eintragungsdatum, Firma oder Name mit allfälligen Übersetzungen, Sitz und Adresse, weitere Adressen, Kapital (Aktien-, Partizipations-, Stammkapital), Sacheinlagen und Ähnliches falls zutreffend, Zweck und Statutendatum.

Kostenlos einsehbar sind auch die Form der amtlichen Mitteilungen, Zweigniederlassungen, Nummern und Daten der Eintragung im Tagesregister, Publikationen im SHAB mit Nummer, Datum und Seite sowie persönliche Daten der eingetragenen Personen mit Funktion und Zeichnungsberechtigung. Die Suche deckt jedoch nur aktive (nicht gelöschte) Rechtseinheiten, aktuelle Firmen (nicht frühere) und derzeit eingetragene Personen ab.

Um das Ergebnis zu erweitern, müssen die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden. In den kantonalen Registern kann auch nach Personen gesucht werden, um zu erfahren, in welchen Rechtseinheiten sie eingetragen sind.

Wenn ein Dokument mit Rechtswert benötigt wird, stellt das kantonale Amt auf Antrag beglaubigte Auszüge der Eintragungen betreffend einer Rechtseinheit, Kopien der Anmeldungen und der Belege aus. Es bestätigt auch, dass eine bestimmte Rechtseinheit nicht im Register eingetragen ist.

Auszüge bezüglich eines Unternehmens sind kostenlos erhältlich und online auf Zefix einsehbar. Juristische Personen können die Statuten gegen Zahlung einer Gebühr anfordern.

Das Schweizerische Handelsamtsblatt macht die neuesten amtlichen Informationen und die gesetzlich vorgesehenen Ankündigungen öffentlich. Die wichtigsten Daten der eingetragenen Unternehmen sind auch im schweizerischen Handelsregister-Jahrbuch verfügbar. Das Aufbewahren des Auszugs oder des SHAB-Publikationsnachweises ist nützlich, wenn die Gegenpartei einen Nachweis der Eintragung verlangt.

Häufige Fehler und praktische Tipps

Das erste Risiko ist das unvollständige Formular: Das Verfahren kann unterbrochen werden und die Zeiten verlängern sich. Vor dem Versand sind die Ausfüllhinweise am Ende der Formularseite zu lesen und die Absenderdaten zu prüfen, die auch für die Rechnung erforderlich sind.

Weitere Fehler betreffen den Inhalt. Eine Firma ohne den Nachnamen des Inhabers, mit einem nicht mit dem offiziellen Ausweis übereinstimmenden Nachnamen, mit nicht ableitbaren Nachnamen oder mit Elementen, die an eine gesellschaftsrechtliche Beziehung erinnern, ist nicht konform.

Auch ein zu vager Zweck oder einer, der mit Begriffen wie «Gesellschaft», «gesellschafterlich» oder «Versammlung» sowie mit Hinweisen auf Fusionen oder Spaltungen formuliert ist, wird abgelehnt. Der Zweck muss Dritten ermöglichen, die ausgeübte Tätigkeit sofort zu verstehen.

Bei Kontakten ist Vorsicht vor Eintragungsangeboten privater Register geboten: Sie verursachen vor allem Kosten und ersetzen nicht die Anmeldung bei der zuständigen Behörde. Vor der Gründung sollte kostenlos auf Zefix geprüft werden, ob die gewählte Firma bereits existiert. Nach dem Versand ist eine Kopie der Anmeldung auf dem Computer zu speichern und zu kontrollieren, ob die Eintragung tatsächlich registriert wurde.

Finale Checkliste für die Eintragung