Digitalisierung von KMU-Prozessen: Tools und rechtliche Anforderungen

Warum Prozesse in einem Schweizer KMU digitalisieren?

KMU bilden das Rückgrat der Schweizer Wirtschaft und machen 95 % davon aus. Ihre Digitalisierung ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit der Schweiz in Europa und auf internationaler Ebene (kmu.admin.ch).

Mit Digitalisierung – oder Industrie 4.0/Industrie 2025 – ist die durch den technischen Fortschritt getriebene Weiterentwicklung des Geschäftsmodells gemeint. Sie wirkt sich auf Strategie, Produktion und Kundenbeziehungen aus.

Die Auswirkungen auf die Daten sind sofort spürbar: Interne Abläufe werden einfacher und schneller, Informationen werden in Echtzeit übermittelt und sind sofort abrufbar. Daraus resultiert eine höhere Reaktionsfähigkeit.

In der Produktion können vollständig automatisierte Systeme oder Maschinen eingesetzt werden. Der Prozess lässt sich auch über eine Mobile App überwachen, wodurch Probleme aus der Ferne und schnell gelöst werden können. Die Rückverfolgbarkeit dient dazu, Fehler rasch zu identifizieren und zu verhindern.

Auf Kundenseite ermöglicht der digitale Kontakt, Bedürfnisse und Erwartungen präziser zu erkennen. Die Dienstleistungen werden entsprechend ausgerichtet.

Der schweizerische Wirtschaftskontext verschärft die Lage: Arbeitskräfte, Immobilien und Ressourcen gehören zu den höchsten Kosten in Europa (CHC Business Solutions). Die Schweiz kompensiert ihren Mangel an natürlichen Ressourcen mit bewährten Kompetenzen in Basistechnologien – Mikrotechnologie und Präzisionsmechanik – sowie mit erheblichen Investitionen in die Bildung (kmu.admin.ch).

Zwei Beispiele illustrieren diesen Modellsprung. Das waadtländische KMU Elite hat die von ihm hergestellten und an die Hotellerie vermieteten Matratzen mit Sensoren ausgestattet und berechnet die Gebühren basierend auf der tatsächlichen Nutzung. Das Berner Unternehmen Swiss Tools hat den digitalen Wandel frühzeitig eingeleitet.

Konkrete Vorteile der Digitalisierung für Schweizer KMU

Prozesse und Daten kartieren, bevor Tools ausgewählt werden

Laut Exxas lautet die Frage nicht, ob Papierdokumente digitalisiert und Excel-Tabellen ersetzt werden sollen. Es geht darum, ob man bereit ist für einen tiefergehenden Wandel: vollständige Digitalisierung der Prozesse und digitale Geschäftsmodelle.

Bevor irgendwelche Tools bewertet werden, sollten die realen Abläufe schriftlich rekonstruiert werden. Eine praktische Methode: Listen Sie die Aktivitäten pro Abteilung auf (Produktion, Vertrieb, Logistik, Verwaltung).

Notieren Sie für jede Aktivität, wer sie ausführt, welche Dokumente damit verbunden sind, woher die Daten stammen und wem sie danach dienen. Markieren Sie Schritte, bei denen Daten manuell abgeschrieben werden, Engpässe und Genehmigungen, die den Fluss blockieren.

Um Prioritäten zu setzen, sind die Durchlaufzeit, die Anzahl manueller Schritte, die Häufigkeit von Fehlern und Nacharbeiten sowie die Zeit, die benötigt wird, um ein Dokument wiederzufinden, hilfreich.

CHC Business Solutions zitiert eine Genfer Anwaltskanzlei, die durch die Digitalisierung der Dokumentenflüsse den Papierverbrauch um 90 % reduziert hat. Auch die Recherchzeiten für Akten wurden drastisch verkürzt.

Ohne Kartierung besteht das Risiko, denselben ineffizienten Prozess einfach nur auf einen Bildschirm zu verlagern. Dies führt zu zusätzlichen Kosten ohne operativen Gewinn.

Kollaborations-Tools und Automatisierung von Routinen

Für die Zusammenarbeit und administrative Routinen gibt es ausgereifte Tools. Zu den auf My Nigmeind erfassten Lösungen gehören Kollaborationssoftware, Automatisierung von Routineaufgaben und digitale Kommunikation. Sie werden zusammen mit Best Practices für die Einführung neuer Systeme vorgestellt.

Sunrise Business nennt Microsoft Teams und NFON als Cloud-Telefonie-Lösungen. Das gleiche Angebot umfasst Pakete für KMU wie KMU Ready, KMU SecureConnect, AI Solutions und AI Assistant.

Ein erfasseter Schweizer Anbieter ist die Exxas AG, Rietbachstrasse 10, 8952 Schlieren-Zürich, die Software «Made in Switzerland» anbietet.

Automatisierung lohnt sich dort, wo die Tätigkeit repetitiv und wenig variabel ist: Erinnerungen, Offertanfragen, Auftragsbestätigungen, Dokumentenverteilung.

Laut CHC Business Solutions reduziert die Automatisierung wiederkehrender Prozesse Fehler. Sie sollte von einer Optimierung des Ressourcenmanagements begleitet werden.

Vergleichskriterien vor dem Kauf: Anzahl der Benutzer und Kosten pro Benutzer pro Jahr; Integration mit bereits genutzter E-Mail, Kalender und Dateiablage; Funktion auf Smartphones.

Prüfen Sie auch die Möglichkeit, Ihre Daten im Falle eines Anbieterwechsels zu exportieren, die Sprachen der Benutzeroberfläche und den Speicherort der Daten.

Die Einführung sollte schrittweise erfolgen, beginnend mit einem Pilotteam. Legen Sie fest, wer für Zugriffe und Datenqualität verantwortlich ist.

ERP, CRM und integrierte Plattformen: Abteilungen und Daten vernetzen

ERP- und CRM-Systeme sowie cloudbasierte Plattformen ermöglichen heute die Echtzeit-Kommunikation zwischen Abteilungen und Daten. KMU, die Produktion, Vertrieb, Logistik und Verwaltung in einer einzigen Betriebsumgebung integrieren, erhalten vollständige Transparenz über die Vorgänge und treffen schnellere, fundiertere Entscheidungen (CHC Business Solutions).

CHCBS nennt ein Waadtländer Produktionsunternehmen, das die Qualitätskontrolle und die vorausschauende Wartung mit einem MES-System und IoT-Sensoren erneuert hat. Dies führte zu einer Steigerung der Produktionseffizienz um 30 % und einer Reduktion der Ausfallzeiten.

Bei der Auswahl sind die Abdeckung der tatsächlich benötigten Funktionen, der Integrationsgrad zwischen den Modulen, die Migration historischer Daten, die laufenden Kosten und die Austrittskosten entscheidend.

Ein ERP-System korrigiert jedoch keinen schlecht definierten Prozess. Ohne Kartierung macht das integrierte Ökosystem einen falschen Ablauf nur schneller.

IoT, MES und Konnektivität für Produktion und Logistik

Sunrise Business beschreibt das Internet der Dinge (IoT) als die Verbindung von Geräten – smarte Gebäude, intelligente Maschinen, Umweltsensoren – über einfache und skalierbare M2M-Konnektivität. Es dient dazu, Daten und Verbindungen unter Kontrolle zu halten, Informationen zu sammeln, zu analysieren und zu nutzen sowie Entscheidungen in Echtzeit zu treffen.

Das Angebot ist in Diensten wie IoT Starter Services organisiert. Zu den Konnektivitätskomponenten zählt dieselbe Quelle Mobile Private Network (MPN), SCION und CMP, mit Anwendungsfällen einschliesslich Smart Metering.

In der Produktion entspricht dies der Beschreibung auf der Seite kmu.admin.ch zur Digitalisierung der KMU in der Schweiz: vollständig automatisierte Systeme oder Maschinen, die auch über eine Mobile App überwacht werden. Probleme werden aus der Ferne und schnell gelöst. Die Rückverfolgbarkeit ermöglicht es, Fehler zu identifizieren und zu verhindern.

Der von CHCBS berichtete Fall eines Waadtländer Herstellers verbindet IoT-Sensorik und MES-System mit einer um 30 % gesteigerten Produktionseffizienz und weniger Ausfallzeiten.

Praktische Anforderungen vor dem Start: Zuverlässige Konnektivität in Produktions- und Lagerhallen, identifizierte und aktualisierbare Geräte, Datenerfassung mit einem definierten Zweck.

Dieser letzte Punkt ist auch für den Datenschutz relevant. Sensoren und Überwachungssysteme können personenbezogene Daten erfassen.

Digitale Kanäle für Kunden und neue Märkte

Laut CHCBS verbessern ein gut strukturiertes CRM, intelligente Chatbots, Self-Service-Portale und massgeschneiderte Digital-Marketing-Strategien das Kundenerlebnis.

Ein Berner Sportgeschäft verzeichnete im ersten Jahr nach dem Start seines mehrsprachigen E-Shops eine Umsatzsteigerung von 50 %. Es nutzte Navigationsdaten für gezielte Angebote und effektivere Kampagnen.

Digitale Kanäle dienen auch dem Export ohne physische Niederlassungen. Mit einem mehrsprachigen E-Shop und einer geplanten Strategie kann ein KMU in ganz Europa verkaufen.

Ein Tessiner Transportunternehmen verbesserte seine logistische Leistung mit KI und IoT. Es gewann auch Kunden jenseits der Grenze dank der Zuverlässigkeit des Service und der Transparenz der Echtzeit-Kommunikation.

Die Grundlage bleibt die Kundenkenntnis. Laut kmu.admin.ch ermöglicht die Digitalisierung der Beziehung eine präzisere Identifikation von Bedürfnissen und Erwartungen und erlaubt es, die Dienstleistungen auszurichten und die Zielgruppe besser anzusprechen.

Ein Self-Service-Portal oder ein Online-Shop sollte daher auf den Fragen aufgebaut sein, die Kunden wirklich stellen. Kontaktdaten und Einwilligungen müssen konform erfasst werden.

Anforderungen des nDSG: Privacy by Design, Verzeichnis und Meldepflicht bei Verstössen

Das neue Datenschutzgesetz (nDSG) ist seit dem 1. September 2023 in Kraft und betrifft auch KMU. Es setzt höhere Standards bei der Verwaltung und dem Schutz personenbezogener Daten. Es stärkt die Compliance mit internationalen Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (CHC Business Solutions).

Operative Punkte laut CHCBS: Das Gesetz definiert personenbezogene Daten präziser und führt neue Kategorien sensibler Daten ein, darunter genetische und biometrische Daten.

Es gelten Privacy by Design und Privacy by Default: Der Schutz muss bereits bei der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen integriert werden und ist standardmässig aktiv.

Eine Folgenabschätzung ist erforderlich, wenn ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte besteht. Die Sicherheitsmassnahmen müssen den identifizierten Risiken angemessen sein.

Die Information muss umfassend über die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten, einschliesslich der Übermittlung, Auskunft geben.

In dokumentarischer und organisatorischer Hinsicht müssen Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten führen. Verstösse gegen die Datensicherheit sind dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) unverzüglich zu melden.

Verstösse gegen das nDSG können Buussen bis zu CHF 250'000 nach sich ziehen.

DSGVO, Cybersicherheit und Schulung: Vom Risiko zum Anpassungsplan

Die europäische DSGVO kann auch auf ein Schweizer Unternehmen anwendbar sein. Laut Privacy Desk Suisse ist dies der Fall, wenn ein Unternehmen seinen Sitz in einem der 27 Gebiete der Europäischen Union hat.

Laut derselben Quelle ist für die Anwendbarkeit der DSGVO auch das Vorhandensein einer Datenverarbeitung relevant.

Auf dem Schweizer Markt listet Sunrise Business Sicherheitstools wie Managed Extended Detection and Response (MxDR), DNS Security, DDoS-Schutz, Mobile Endpoint Security und Enterprise Mobility Management (EMM) auf.

Sicherheitsmassnahmen werden nicht nach Katalog ausgewählt, sondern basierend auf den identifizierten Risiken. Dies sieht das nDSG laut CHCBS vor.

CHCBS nennt auch die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden als Teil der Anpassung. Hinzu kommt technische und rechtliche Unterstützung für aktualisierte Datenschutzerklärungen. Eine schnelle Handhabung möglicher Verstösse, einschliesslich der Meldung an die zuständigen Behörden, ist erforderlich.

Auf Bundesebene ist das Nationale Cyber-Sicherheitszentrum (NCSC) tätig. Es hat den Jahresbericht 2024 mit der Bilanz seines ersten Tätigkeitsjahres veröffentlicht.

Eine realistische Roadmap für ein KMU: 1) Inventar der Bearbeitungen, d. h. wo personenbezogene Daten entstehen, wo sie gespeichert und wem sie mitgeteilt werden. 2) Risikoanalyse und Definition der entsprechenden Massnahmen. 3) Aktualisierung der Datenschutzerklärungen.