Die ersten Mitarbeitenden in der Schweiz einstellen: Kosten und Pflichten

Was sich ändert, wenn man den ersten Mitarbeitenden einstellt

Mit dem ersten Mitarbeitenden wird das Unternehmen zum Arbeitgeber. Es muss alle obligatorischen Sozialversicherungen für sich selbst und die Angestellten verwalten.

Der Arbeitgeber wickelt die Angelegenheiten direkt mit den Sozialversicherungen ab. Er entrichtet seine eigenen Beiträge sowie diejenigen der Mitarbeitenden, führt die Lohnabzüge durch und liefert den Versicherungsträgern die notwendigen Informationen für Leistungen, Beiträge und Prämien.

Die Vorschriften hängen von der Rechtsform des Unternehmens ab. Branchen mit Gesamtarbeitsvertrag (GAV), wie das Gastgewerbe, unterliegen zusätzlichen Richtlinien.

Der Übergang vom Selbstständigen zum Arbeitgeber muss im Budget eingeplant werden. Selbstständige zahlen den vollen AHV/IV/EO-Beitrag; bei Angestellten übernimmt der Arbeitgeber die Hälfte dieser Beiträge sowie die Hälfte der ALV-Beiträge.

Der Arbeitgeber trägt allein die Prämien für die berufliche Unfallversicherung (UVG-P) und die Familienzulagen (FamZ). In die berufliche Vorsorge (BVG) zahlt er mindestens zur Hälfte ein.

Für den ersten Mitarbeitenden sind Beiträge an AHV/IV/EO und ALV, Prämien für die berufliche Unfallversicherung, Beiträge für FamZ sowie der BVG-Anteil vorzusehen. Die Positionen variieren je nach Ausgleichskasse, Kanton, Vorsorgeeinrichtung und Versicherer.

Vor der Einstellung: Wann besteht eine Meldepflicht?

Gemäss dem Vorgehen des SECO geht man von der Existenz einer Erwerbstätigkeit aus. Darunter fällt jede persönliche, spezifische Tätigkeit, die auf die Erzielung eines Einkommens gerichtet ist.

Dazu gehört auch Arbeit, die zu marktüblichen oder niedrigeren Tarifen vergütet wird, sofern sie auf ein Einkommen abzielt. Entscheidend sind auch Naturalleistungen oder Dienstleistungen, nicht nur Geldzahlungen.

In der Regel nicht melde- oder bewilligungspflichtig sind Gefälligkeitsdienste, die gegenseitige Hilfe zwischen Mietern und normalerweise die Hilfe unter Familienangehörigen.

Bei Gefälligkeitsdiensten oder Nachbarschaftshilfe stehen Höflichkeit und Hilfsbereitschaft im Vordergrund. Es wird keine Gegenleistung ausgehandelt, die genaue Dauer ist nicht abschätzbar und eine allfällige Entschädigung ist symbolisch: eine Einladung zum Abendessen, eine Flasche Wein oder ein symbolischer Betrag.

Die Hilfe unter Familienangehörigen bleibt von der Meldepflicht ausgenommen, solange sie das übliche Mass nicht überschreitet. Wird sie zu einer eigentlichen Tätigkeit, die normalerweise von Dritten ausgeübt wird, handelt es sich um eine meldepflichtige Erwerbstätigkeit. Beispiele: die aufwendige und bezahlte Pflege eines älteren Elternteils oder mehrere Stunden pro Woche bezahlte Hausarbeit zum marktüblichen Lohn.

Die Art der Pflicht hängt von der Unterscheidung zwischen unselbstständiger und selbstständiger Erwerbstätigkeit ab. Selbstständig ist, wer im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, in unabhängiger Stellung arbeitet und das wirtschaftliche Risiko der Tätigkeit trägt. Unselbstständig ist, wer Arbeit in abhängiger Stellung, befristet oder unbefristet, ohne eigenes wirtschaftliches Risiko leistet.

Zur Meldepflicht kann die Beantragung einer Arbeitsbewilligung für ausländische Mitarbeitende hinzukommen. Das Verfahren hängt von der Art der Tätigkeit (unselbstständig oder selbstständig) und den Bewilligungsbedingungen ab.

Der erste Mitarbeitende und die AHV-Ausgleichskasse

Bei der Gründung muss sich das Unternehmen einer AHV-Ausgleichskasse anschliessen. Neue Mitarbeitende sind umgehend bei der Kasse anzumelden. Die AHV-Anmeldung gilt auch für die Invalidenversicherung (IV), die Ergänzungsleistungen bei Erwerbsausfall (EO) und die Arbeitslosenversicherung (ALV).

Die Pflicht betrifft alle Mitarbeitenden, mit seltenen Ausnahmen. Die EO umfasst auch Mutterschafts-, Vaterschaftsentschädigungen sowie Entschädigungen für Betreuungs- und Adoptionskosten.

Die Beiträge werden auf der Lohnsumme berechnet und zur Hälfte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Der Arbeitgeber zahlt der Kasse sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil und zieht den entsprechenden Prozentsatz später vom Lohn ab.

Der Mitarbeitende zahlt seinen Anteil also nicht direkt: Der Abzug erfolgt über die Lohnabrechnung.

Die gesetzlichen Grundlagen sind vier Bundesgesetze: das Gesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung, das Gesetz über die Invalidenversicherung, das Gesetz über die Ergänzungsleistungen bei Erwerbsausfall und das Gesetz über die obligatorische Arbeitslosenversicherung.

Das Informationszentrum AHV/IV veröffentlicht Hilfsmittel zur Berechnung der Arbeitgeberbeiträge.

Obligatorische Beiträge: Arbeitgeber vs. Arbeitnehmer

Wie viel kosten die obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge?

Laut der Übersicht des Bundesamts für Sozialversicherungen (BSV) mit Daten gültig ab 1. Januar 2025 beträgt der AHV/IV/EO-Beitrag 5,3 % zu Lasten der Arbeitnehmer. Der gleiche Satz von 5,3 % geht zu Lasten der Arbeitgeber. Der EO-Anteil beträgt jeweils 0,25 %.

Die ALV-Beiträge liegen bei 1,1 % für die Arbeitnehmer und 1,1 % für die Arbeitgeber. AHV/IV/EO sind in der ganzen Schweiz identisch und hängen vom Versicherungsstatus ab: Arbeitnehmer, Selbstständigerwerbende oder Personen ohne Erwerbstätigkeit. Nur Arbeitnehmer zahlen ALV, ebenfalls schweizweit einheitlich.

Beispiel bei einer Lohnsumme von 100'000 Franken: Mit den genannten Sätzen betragen die AHV/IV/EO-Beiträge 10'600 Franken (5'300 zu Lasten des Arbeitgebers und 5'300 vom Lohn abgezogen). Die ALV-Beiträge belaufen sich auf 2'200 Franken (je 1'100 pro Partei).

Das Rechenhilfsmittel des Zentrums AHV/IV beinhaltet auch die Verwaltungskosten der Ausgleichskasse, ausgewiesen bis maximal 5 %. Es enthält eine separate Position für den kantonalen FamZ-Satz.

Für die berufliche Vorsorge, Familienzulagen und die berufliche sowie nichtberufliche Unfallversicherung gibt das BSV keine für das laufende Jahr gültigen Sätze oder Prämien an. Es veröffentlicht statistische Referenzwerte aus früheren Geschäftsjahren. Diese hängen von der jeweiligen Einrichtung, dem Kanton oder dem Versicherer ab.

Im Beispiel mit 100'000 Franken weist das AHV/IV-Rechenhilfsmittel zudem eine Position FAK – kantonaler Satz von 1'450 Franken aus. Dies ist ein zu Lasten des Arbeitgebers gehender Beitrag, der je nach Kanton und FamZ-Kasse variiert.

Addiert man die bekannten, zu Lasten des Arbeitgebers gehenden Posten: 5,3 % AHV/IV/EO, 1,1 % ALV, 10,5 % BVG (Richtwert BSV) und 1'450 Franken FamZ auf 100'000 Lohn (1,45 %). Die Summe übersteigt 18 % des Lohns, vor den Verwaltungskosten der Kasse (bis zu 5 %).

Nicht in der Summe enthalten sind die Prämien für die berufliche Unfallversicherung (UVG-P), die nur den Arbeitgeber belasten, da sie mit dem Einkommen und der Art des Unternehmens variieren. Für UVG-P und UVG-NP kann das BSV keine für das laufende Geschäftsjahr anwendbaren Sätze oder Prämien angeben.

Gesamtkosten für einen Lohn von 100'000 Franken (2025)

Unfallversicherung und Berufskrankheiten: Wer zahlt was?

Die Unfallversicherung gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten (UVG-P) deckt Unfälle und Berufskrankheiten ab; die Prämien gehen zu Lasten des Arbeitgebers. Die Unfallversicherung gegen Nichtberufsunfälle (UVG-NP) geht hingegen zu Lasten der Arbeitnehmer.

Diese Prämien bilden zusammen mit den Beiträgen für die Familienzulagen eine Ausnahme von der Regel der paritätischen Zahlung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer an die Sozialversicherungen.

Die Höhe der Prämien variiert mit dem Einkommen und der Art des Unternehmens. Daher veröffentlicht das BSV keine für das laufende Geschäftsjahr gültigen Sätze, sondern historische Referenzwerte vergangener Jahre: Der effektive Betrag ist beim gewählten Versicherer zu erfragen.

Selbstständige können sich fakultativ versichern. Personen, die nicht angestellt sind, können eine UVG-NP auch bei ihrer Krankenkasse abschliessen.

Berufliche Vorsorge und Familienzulagen: Von Kasse und Kanton abhängige Posten

Bei der beruflichen Vorsorge (BVG) hängen die Beiträge von der Einrichtung ab, der der Arbeitgeber oder der selbstständige Arbeitnehmer angeschlossen ist. Der Arbeitgeber muss mindestens die Hälfte der Beiträge der Arbeitnehmer zahlen. Für Selbstständige ist die Versicherung fakultativ; Personen ohne Erwerbstätigkeit können sich nicht anschliessen.

Da es keine einheitlichen eidgenössischen Sätze gibt, veröffentlicht das BSV statistische Werte aus früheren Geschäftsjahren: In der Übersicht figurieren richtungsweise 7,9 % zu Lasten der Arbeitnehmer und 10,5 % zu Lasten der Arbeitgeber. Diese sind als durchschnittlicher Referenzwert zu verstehen, nicht als Satz für den Einzelfall.

Die Beiträge für die Familienzulagen (FamZ) hängen vom Kanton ab, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat oder in dem der Selbstständige seine Tätigkeit ausübt, sowie von der FamZ-Kasse, der der Arbeitgeber angeschlossen ist.

Es handelt sich um einen zu Lasten des Arbeitgebers gehenden Beitrag, eine der Ausnahmen von der paritätischen Zahlung. Personen ohne Erwerbstätigkeit zahlen keine FamZ-Beiträge.

Arbeitsvertrag, GAV und Lohn

Üblicherweise ist der Arbeitsvertrag schriftlich, aber auch mündliche Verträge sind gültig. In beiden Fällen gelten die Bestimmungen des Obligationenrechts (OR), das Mindeststandards festlegt: Auch ohne schriftlichen Vertrag bestehen Rechte und Pflichten. Der schriftliche Vertrag bleibt das Instrument, um Funktion, Lohn, Arbeitszeit und Probezeit zu dokumentieren.

In der Schweiz gibt es gesetzlich keinen eidgenössischen Mindestlohn. In vielen Branchen ist jedoch ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vorgesehen, der zusätzliche Bedingungen festlegt. Bevor die Vergütung festgelegt wird, ist zu prüfen, ob die Tätigkeit unter einen anwendbaren GAV fällt.

In Branchen mit GAV, wie dem Gastgewerbe, gelten zusätzliche Richtlinien neben den allgemeinen Pflichten bezüglich der Sozialversicherungen.

Lohnabrechnung, Abzüge und periodische Zahlungen

Lohnabrechnung und Meldung des Arbeitsverhältnisses folgen einer bestimmten Reihenfolge. Feststellen, ob die Tätigkeit meldepflichtig ist. Den Mitarbeitenden bei der Ausgleichskasse anmelden. Den massgebenden Lohn berechnen, die zu Lasten des Arbeitnehmers gehenden Abzüge anwenden und die Beiträge an die Versicherung entrichten.

Wer Personal einstellt, muss den Versicherungsgesellschaften auch die relevanten Informationen zur Auszahlung von Leistungen und zur Berechnung von Beiträgen und Prämien liefern.

In der Praxis zahlt der Arbeitgeber der Kasse den gesamten Betrag – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil – und zieht danach den zu Lasten des Mitarbeitenden gehenden Prozentsatz vom Lohn ab. Dasselbe gilt für die paritätischen Beiträge AHV/IV/EO und ALV.

Dem Arbeitgeber allein, ohne Aufteilung, obliegen die Prämien für die berufliche Unfallversicherung und die FamZ-Beiträge. Die Posten, die von der Vorsorgeeinrichtung, dem Kanton oder dem Versicherer abhängen (BVG, FamZ, UVG-P und UVG-NP), sind direkt bei den jeweiligen Stellen zu erfragen, bevor die Lohnabrechnung eingerichtet wird.

Das SECO beschreibt Schritt für Schritt das Verfahren für die Meldung des Arbeitsverhältnisses und die Lohnabrechnung. Es dient als Referenz, um Meldung und Berechnung korrekt einzurichten.

Schritt-für-Schritt-Verfahren für die Einstellung des ersten Mitarbeitenden

Operative Checkliste für die ersten Mitarbeitenden

Operative Referenzen in der Schweiz. Das SECO für die Meldung des Arbeitsverhältnisses und die Lohnabrechnung. Das BSV für die Beitragsübersicht. Das Zentrum AHV/IV für die Berechnung der Arbeitgeberbeiträge. Die eigene AHV-Kasse und die FamZ-Stelle für konkrete Sätze und Fristen.

Für UVG-P/NP, BVG und FamZ die konkreten Werte beim Versicherer, der Vorsorgeeinrichtung und der zuständigen FamZ-Kasse erfragen.

9. Bei ausländischen Mitarbeitenden prüfen, ob eine Arbeitsbewilligung benötigt wird, und das entsprechende Verfahren bei den zuständigen Behörden einleiten.

Checkliste für die Einstellung des ersten Mitarbeitenden in der Schweiz