Engager les premiers collaborateurs en Suisse : coûts et démarches

Ce qui change lors de l’embauche du premier salarié

Avec le premier collaborateur, l’entreprise acquiert le statut d’employeur. Elle est tenue de gérer l’ensemble des assurances sociales obligatoires, tant pour son propre compte que pour celui de ses salariés.

L’employeur traite directement avec les caisses d’assurances sociales. Il verse ses propres cotisations ainsi que celles de ses employés, effectue les déductions sur salaire et fournit aux assureurs les informations nécessaires au calcul des prestations, des cotisations et des primes.

Les règles varient selon la forme juridique de l’entreprise. Les secteurs soumis à une convention collective de travail (CCT), tels que l’hôtellerie et la restauration, sont assujettis à des directives supplémentaires.

Le passage du statut d’indépendant à celui d’employeur doit être intégré au budget. L’indépendant paie l’intégralité des cotisations AVS/AI/APG ; pour les salariés, l’employeur prend en charge la moitié de ces cotisations ainsi que la moitié des cotisations AC.

L’employeur assume seul les primes de l’assurance-accidents professionnelle (LAA P) et les cotisations aux allocations familiales (AFam). Pour la prévoyance professionnelle, il contribue à hauteur d’au moins 50 %.

Pour le premier employé, il faut prévoir les cotisations AVS/AI/APG et AC, les primes LAA P, les cotisations AFam ainsi que la part patronale de la prévoyance professionnelle (PP). Le montant de ces postes dépend de la caisse, du canton, de l’institution de prévoyance et de l’assureur.

Avant d’embaucher : quand l’obligation d’annonce s’applique-t-elle ?

Selon la procédure du SECO, on part de l’existence d’une activité lucrative. Il s’agit de toute activité personnelle spécifique visant à obtenir un revenu.

Cela inclut le travail rémunéré aux tarifs usuels du marché, ou à des taux inférieurs, dès lors qu’il est orienté vers la génération de revenus. Les prestations en nature ou en services comptent également, pas uniquement la rémunération monétaire.

En règle générale, les services rendus par amitié, l’entraide entre locataires et, normalement, celle entre membres d’une même famille ne sont pas soumis à l’obligation d’annonce ni d’autorisation.

Dans le cadre de services entre amis ou de bon voisinage, la courtoisie et la volonté d’aider priment. Aucune contrepartie n’est négociée, la durée précise n’est pas déterminable et la rémunération éventuelle reste symbolique : une invitation à dîner, une bouteille de vin ou une somme modique.

L’entraide familiale reste hors du champ de l’obligation tant qu’elle ne dépasse pas la mesure usuelle. Si elle se transforme en une activité à part entière, habituellement exercée par des tiers, elle devient une activité lucrative soumise à annonce. Exemples : les soins coûteux et rémunérés prodigués à un parent âgé ou plusieurs heures hebdomadaires de travaux domestiques rémunérés au salaire usuel du marché.

Le type d’obligation dépend de la distinction entre travail salarié et travail indépendant. Est indépendant celui qui travaille pour son propre compte et à ses propres risques, dans une position indépendante, en assumant le risque économique de l’activité. Est salarié celui qui fournit sa prestation dans un rapport de subordination, à durée déterminée ou indéterminée, sans assumer de risque économique.

À l’obligation d’annonce peut s’ajouter la demande d’un permis de travail pour les collaborateurs étrangers. La procédure dépend du type d’activité, salariée ou indépendante, et des conditions d’autorisation.

Le premier salarié et la caisse de compensation AVS

Lors de la constitution de l’entreprise, celle-ci doit s’affilier à une caisse de compensation AVS. Les nouveaux collaborateurs doivent être annoncés immédiatement à la caisse. L’inscription à l’AVS vaut également pour l’assurance-invalidité (AI), les indemnités pour perte de gain (APG) et l’assurance-chômage (AC).

Cette obligation concerne tous les collaborateurs, sauf rares exceptions. Les APG comprennent également les indemnités de maternité, de paternité, les frais de garde et d’adoption.

Les cotisations sont calculées sur la masse salariale et réparties à parts égales entre l’employeur et le salarié. L’employeur verse à la caisse tant la part patronale que la part salariale, puis prélève le pourcentage correspondant directement sur le salaire.

Ce n’est donc pas le salarié qui verse directement sa part : le prélèvement s’effectue via la fiche de salaire.

Les bases légales sont au nombre de quatre. La loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants et celle sur l’assurance-invalidité. Viennent ensuite la loi fédérale sur les indemnités pour perte de gain et celle sur l’assurance-chômage obligatoire.

Le Centre d’information AVS/AI publie une aide au calcul des cotisations pour les employeurs.

Cotisations obligatoires : employeur vs salarié

Combien coûtent les cotisations sociales obligatoires

Selon l’aperçu de l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS), avec des données valables depuis le 1er janvier 2025, l’AVS/AI/APG s’élève à 5,3 % à la charge des salariés. La même quote-part, soit 5,3 %, incombe aux employeurs. La composante APG représente 0,25 % pour chaque partie.

Les cotisations AC s’élèvent à 1,1 % pour les salariés et à 1,1 % pour les employeurs. L’AVS/AI/APG est identique dans toute la Suisse et dépend du statut assurantiel : salarié, indépendant ou personne sans activité lucrative. Seuls les salariés versent l’AC, qui est également identique dans tout le pays.

Exemple sur une masse salariale de 100 000 francs : avec les taux indiqués, les cotisations AVS/AI/APG s’élèvent à 10 600 francs (5 300 à la charge de l’employeur et 5 300 prélevés sur les salaires). Celles de l’AC totalisent 2 200 francs (1 100 pour chaque partie).

L’aide au calcul du Centre AVS/AI inclut également les frais administratifs de la caisse de compensation, indiqués jusqu’à un maximum de 5 %. Elle comprend une ligne distincte pour le taux cantonal AFam.

Pour la prévoyance professionnelle, les allocations familiales et l’assurance-accidents professionnelle et non professionnelle, l’OFAS n’indique pas de taux ou de primes valables pour l’année en cours. Il publie des références statistiques issues d’exercices précédents. Ces montants dépendent de l’institution, du canton ou de l’assureur.

Dans l’exemple basé sur 100 000 francs, l’aide au calcul AVS/AI mentionne également un poste CAF – taux cantonal de 1 450 francs. Il s’agit d’une contribution à la charge de l’employeur, variable selon le canton et la caisse AFam.

En additionnant les postes connus à la charge de l’employeur : 5,3 % AVS/AI/APG, 1,1 % AC, 10,5 % PP (valeur indicative OFAS) et 1 450 francs AFam sur 100 000 francs de salaire (1,45 %). Le total dépasse 18 % du salaire, avant les frais administratifs de la caisse (jusqu’à 5 %).

Les primes LAA P, qui incombent exclusivement à l’employeur, ne sont pas incluses dans cette somme, car elles varient en fonction du revenu et du type d’entreprise. Pour la LAA P et NP, l’OFAS ne peut indiquer de taux ou de primes applicables pour l’exercice en cours.

Coûts totaux pour un salaire de 100'000 francs (2025)

Assurance-accidents et maladies professionnelles : qui paie quoi

L’assurance contre les accidents et les maladies professionnelles (LAA P) couvre les accidents et les maladies professionnelles : les primes sont à la charge de l’employeur. L’assurance contre les accidents non professionnels (LAA NP) est en revanche à la charge des salariés.

Ces primes, tout comme les cotisations aux allocations familiales, font exception à la règle du versement conjoint employeur-salarié aux assurances sociales.

Le montant des primes varie selon le revenu et le type d’entreprise. C’est pourquoi l’OFAS ne publie pas de taux valables pour l’exercice courant, mais des références historiques des années passées : le chiffre exact doit être demandé à l’assureur choisi.

Les indépendants peuvent s’assurer facultativement. Les personnes non salariées peuvent également souscrire une LAA NP auprès de leur assureur-maladie.

Prévoyance professionnelle et allocations familiales : des postes dépendant de la caisse et du canton

Pour la prévoyance professionnelle (PP), les cotisations dépendent de l’institution à laquelle l’employeur, ou le travailleur indépendant, est affilié. L’employeur doit payer au moins la moitié des cotisations des salariés. Pour les indépendants, l’assurance est facultative ; les personnes sans activité lucrative ne peuvent pas s’affilier.

En l’absence de taux fédéraux uniformes, l’OFAS publie des valeurs statistiques d’exercices passés : l’aperçu indique à titre indicatif 7,9 % à la charge des salariés et 10,5 % à la charge des employeurs. Ces chiffres sont à considérer comme une référence moyenne, et non comme un taux applicable à chaque cas individuel.

Les cotisations aux allocations familiales (AFam) dépendent du canton où l’employeur a son siège, ou où l’indépendant exerce son activité, ainsi que de la caisse AFam à laquelle l’employeur est affilié.

Il s’agit d’une contribution à la charge de l’employeur, parmi les exceptions au versement paritaire. Les personnes sans activité lucrative ne versent pas de cotisations AFam.

Contrat de travail, CCT et salaire

Généralement, le contrat de travail est écrit, mais les contrats verbaux sont également valables. Dans les deux cas, les dispositions du Code des obligations (CO) s’appliquent, fixant des standards minimaux : même sans contrat écrit, des droits et devoirs existent. Le contrat écrit reste toutefois l’outil privilégié pour documenter la fonction, le salaire, l’horaire et la période d’essai.

En Suisse, il n’existe pas de salaire minimum fédéral fixé par la loi. Dans de nombreux secteurs, une convention collective de travail (CCT) est cependant prévue, établissant des conditions supplémentaires. Avant de fixer la rémunération, il convient de vérifier si l’activité relève d’une CCT applicable.

Dans les secteurs soumis à une CCT, comme l’hôtellerie et la restauration, des directives supplémentaires s’appliquent, en plus des obligations générales en matière d’assurances sociales.

Calcul du salaire, déductions et versements périodiques

Le calcul du salaire et l’annonce du rapport de travail suivent un ordre précis. Déterminer si l’activité est soumise à annonce. Annoncer le collaborateur à la caisse de compensation. Calculer le salaire déterminant, appliquer les déductions à la charge du salarié et verser les cotisations à l’assurance.

Celui qui engage du personnel doit également fournir aux compagnies d’assurance les informations pertinentes pour le versement des prestations et le calcul des cotisations et des primes.

Concrètement, l’employeur verse à la caisse le montant intégral — part patronale et part salariale — et prélève ensuite sur le salaire le pourcentage à la charge du collaborateur. Il en va de même pour les cotisations paritaires AVS/AI/APG et AC.

Les primes LAA professionnelles et les cotisations AFam incombent à l’employeur, sans répartition. Les postes dépendant de l’institution de prévoyance, du canton ou de l’assureur (PP, AFam, LAA P et NP) doivent être demandés directement aux organismes concernés avant de mettre en place le calcul salarial.

Le SECO décrit étape par étape la procédure pour l’annonce du rapport de travail et le calcul du salaire. C’est la référence pour configurer correctement l’annonce et le calcul.

Procédure étape par étape pour l’embauche du premier salarié

Checklist opérationnelle pour les premiers collaborateurs

Références opérationnelles en Suisse. Le SECO pour l’annonce du rapport de travail et le calcul du salaire. L’OFAS pour l’aperçu des cotisations. Le Centre AVS/AI pour le calcul des cotisations des employeurs. Votre propre caisse AVS et l’organisme AFam pour les taux et les échéances concrets.

Pour la LAA P/NP, la PP et les AFam, demander les valeurs concrètes à l’assureur, à l’institution de prévoyance et à la caisse compétente pour les allocations familiales.

9. Pour les collaborateurs étrangers, vérifier si un permis de travail est nécessaire et engager la procédure correspondante auprès des autorités compétentes.

Checklist pour embaucher le premier salarié en Suisse