Alltagsabläufe in Schweizer KMU organisieren: Prozesse, Rollen und Tools

Alltagsabläufe organisieren

Um den täglichen Betrieb zu strukturieren, identifizieren Sie wiederkehrende Abläufe und weisen Sie jedem Prozess eine verantwortliche Person zu. Dokumentieren Sie, wie die Arbeit von einer Person oder Funktion zur nächsten übergeht, und vereinfachen Sie anschliessend Schritte, die zu Wartezeiten, Fehlern oder doppelten Erfassungen führen.

Beginnen Sie mit der Erfassung, indem Sie wiederkehrende Tätigkeiten wie Bestellungen, Offerten, Rechnungsstellung, Lagerbestand, Buchhaltung, Lohnwesen und Dokumentenmanagement auflisten. Notieren Sie für jede Tätigkeit das auslösende Ereignis, die benötigten Daten, die ausführende Person, das erwartete Ergebnis und die kontrollierende Instanz. Stellen Sie die Schritte in einem Flussdiagramm dar.

Vergleichen Sie die Prozesskarte mit der gelebten Praxis und notieren Sie Wartezeiten, Doppelarbeiten, häufige Fehler sowie fehlende Informationen. Entscheiden Sie, welche Schritte eliminiert, vereinheitlicht oder automatisiert werden sollen, wobei stets klar sein muss, wer für das Ergebnis verantwortlich ist. Durch die Zentralisierung der Informationen wird die Datenstreuung zwischen Personen und Tools reduziert.

Gehen Sie schrittweise vor: Sammeln Sie zunächst Verfahrensanweisungen und Dokumente an einem gemeinsamen Ort, wählen Sie dann einen einfachen Prozess zur Digitalisierung aus und prüfen Sie das Ergebnis mit den Anwendenden. Erweitern Sie die Lösung erst auf andere Abläufe, nachdem Rollen und Kontrollen geklärt sind. Für den Umstieg in die Cloud planen Sie Migration, Backups und sichere Archivierung.

SelectLine wird als umfassende Unternehmenssoftware-Lösung für Schweizer KMU präsentiert. Sie umfasst Funktionen für die Finanz-, Kosten- und Anlagenbuchhaltung sowie Optionen für das Lohnwesen und die Steuererklärungen (dpstudio.ch).

Legen Sie für jeden Prozess eine dem Risiko angemessene Kontrolle fest: Die ausführende Person erfasst die Tätigkeit, und die verantwortliche Person prüft, ob das Ergebnis korrekt ist. Definieren Sie bei Zahlungen, Datenänderungen und wichtigen Dokumenten zudem, wer autorisieren darf und wo die Entscheidungsspur gespeichert wird.

Überprüfen Sie die Prozesskarte regelmässig mit den Mitarbeitenden, die die Arbeit ausführen. Aktualisieren Sie Anweisungen und Verantwortlichkeiten, wenn sich Tools, Lieferanten oder Arbeitsweisen ändern, und melden Sie wiederkehrende Probleme dem Prozessverantwortlichen. So bleibt die Dokumentation nicht nur für Projektstarts, sondern auch für den täglichen Betrieb nützlich.

Für die Revision erlaubt das Schweizerische Obligationenrecht (OR) KMU den Verzicht auf eine ordentliche Revision, sofern das Unternehmen während zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als zwei der folgenden Werte überschreitet: Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatz von 40 Millionen Franken, 250 Vollzeitstellen (kmu.admin.ch).

Rollen und Verantwortlichkeiten im Schweizer KMU

Eine klare Organisationsstruktur hilft zu wissen, wer entscheidet, wer die Arbeit ausführt und wer das Ergebnis kontrolliert. Auch in einem KMU ohne separate Führungsebenen sollten Sie jeden Prozess einer verantwortlichen Person zuweisen und klären, an wen man sich bei Entscheidungen oder Unterstützung wendet.

Atlassian stellt eine Seite mit dem Titel «RACI-Diagramm: Was ist das und wie wird es verwendet?» bereit. Stellen Sie sicher, dass jede Tätigkeit eine verantwortliche Person hat und dass Genehmigung und Kontrolle nachvollziehbar zugewiesen sind.

In einem KMU können Funktionen von Personen mit unterschiedlichen Titeln ausgeübt oder von derselben Person kumuliert werden. Zu den je nach Grösse und Tätigkeit zuzuweisenden Rollen gehören Inhaberschaft oder Geschäftsleitung, Betriebsleitung, Verwaltungsleitung, Leiter Buchhaltung und Personalverantwortliche.

Die Geschäftsleitung setzt Prioritäten und löst Konflikte zwischen Tätigkeiten oder Ressourcen. Die Betriebsleitung koordiniert die Prozessausführung; die Verwaltungsleitung organisiert die Erfüllungspflichten und Dokumente; die Buchhaltung prüft Erfassungen und Fristen. Formalisieren Sie diese Aufgaben auch dann, wenn eine Person mehrere davon wahrnimmt.

Beschreiben Sie für jede Rolle die Tätigkeiten, Autorisierungsgrenzen, Vertretung und Eskalationswege. Nutzen Sie kurze Steckbriefe, die mit den Prozessen verknüpft sind, und geben Sie an, wo aktuelle Verfahrensanweisungen und Vorlagen zu finden sind. Die RACI-Matrix kann Überlappungen, tätigkeiten ohne Verantwortung und auf Genehmigungen wartende Entscheidungen sichtbar machen.

Trennen Sie Ausführung und Kontrolle, wenn der Prozess dies zulässt: Wer beispielsweise eine Zahlung vorbereitet, sollte nicht die einzige Person sein, die sie prüft und autorisiert. Definieren Sie der Tätigkeit angemessene Kontrollen und erfassen Sie Ausnahmen, um Verfahren korrigieren und Verantwortlichkeiten klären zu können.

Planen Sie, wie die Arbeit während Abwesenheiten oder bei Rollenwechseln weitergeführt wird. Dokumentieren Sie wiederkehrende Tätigkeiten, notwendige Kontakte und den Status offener Dossiers; benennen Sie eine vertretungsberechtigte Person und legen Sie fest, wie Informationen übergeben werden. Überprüfen Sie diese Vereinbarungen, wenn sich Prozesse oder beteiligte Personen ändern.

Bei einem Cloud-Managed-Service verwaltet die IT-Abteilung keine lokalen Server, Updates und Sicherheitskonfigurationen mehr; die Arbeitslast der IT-Spezialisten sinkt (Swisscom). Prüfen Sie, welche IT-Aufgaben dennoch beim Unternehmen verbleiben, und bestellen Sie eine interne Ansprechperson zur Koordination des Services.

Das Personalwesen umfasst die Planung von Rekrutierungen und die Kompetenzentwicklung. Bestimmen Sie eine Ansprechperson, um die Bedürfnisse der Teams zu sammeln, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender zu koordinieren und interne Verfahren aktuell zu halten. Klären Sie zudem, an wen man sich bei Fragen und Entscheidungen zum täglichen Arbeitsablauf wenden kann.

Digitale Tools für den täglichen Betrieb

SelectLine und ELO Office gehören zu den auf dem Schweizer Markt für KMU verfügbaren Lösungen; dpstudio stellt diese gegenüber. Vergleichen Sie sie ausgehend von den abzudeckenden Prozessen, den bereits genutzten Anwendungen und den Wachstumsbedürfnissen des KMU.

Erstellen Sie vor der Auswahl eine Liste der zu steuernden Abläufe und prüfen Sie die Abdeckung von Bestellungen und Rechnungsstellung, Buchhaltung, Löhnen, Dokumenten und Reporting. Kontrollieren Sie auch die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Tools, die Benutzerberechtigungen und die Einfachheit, mit der Verfahren und Daten bei wachsender Aktivität aktualisiert werden können.

SelectLine wird als umfassende Unternehmenssoftware für Schweizer KMU beschrieben. Zu den genannten Funktionen gehören Finanz-, Kosten- und Anlagenbuchhaltung sowie Optionen für Löhne und Steuererklärungen; berücksichtigen Sie diese Merkmale, wenn Sie ein System suchen, das Management- und Buchhaltungsprozesse zusammenführt (dpstudio.ch).

dpstudio führt ELO Office als eine der in der Schweiz beliebtesten Lösungen für KMU auf. Die Wahl ist basierend auf den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens zu evaluieren (dpstudio.ch).

Wählen Sie wenige Kennzahlen, die mit den Problemen verknüpft sind, die Sie verbessern möchten. Bei Bestellungen können Sie jene überwachen, die bis zum vereinbarten Datum geliefert wurden; bei der Rechnungsstellung die Zeit zwischen Ausstellung und Eingang; bei der Buchhaltung die zu korrigierenden Buchungen. Definieren Sie für jede Kennzahl eine Datenquelle und eine Person, die sie regelmässig kontrolliert.

Wenn Sie sich für die Cloud entscheiden, prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden, welche Gerichtsbarkeit gilt und wie Backups und Archivierung gehandhabt werden. Swisscom bietet Cloud-Lösungen mit Datenspeicherung in der Schweiz und schweizerischer Gerichtsbarkeit an und weist darauf hin, dass ihre Lösungen helfen, gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen (Swisscom).

Vor der Migration erfassen Sie Anwendungen, Dokumente und operative Abhängigkeiten; planen Sie Backups und Tests des Datenzugriffs. Swisscom gibt an, dass der Ersatz lokaler Server durch Cloud-Lösungen die Arbeit der IT-Abteilung erleichtert und das Risiko von Ausfällen und Unterbrechungen reduziert. Beim Managed Service müssen Server, Updates und Sicherheitskonfigurationen nicht mehr selbst verwaltet werden (Swisscom).

Multicloud kombiniert verschiedene Cloud-Angebote für unterschiedliche Bedürfnisse, beispielsweise eine Cloud mit schweizerischer Gerichtsbarkeit für Kundendaten und Microsoft 365 für Kommunikation und interne Zusammenarbeit (Swisscom). Legen Sie vor der Einführung fest, welche Daten und Aktivitäten in welcher Umgebung verbleiben müssen und wer die Zugriffe verwaltet.

bexio vereint Buchhaltung, Rechnungen und Löhne in einem Cloud-System für Schweizer KMU. Die Lösung ermöglicht zudem die Verwaltung des Verkaufsprozesses vom Kontakt bis zur Zahlung und die Anbindung von Tools über ihren Marketplace; bewerten Sie diese Funktionen im Hinblick auf die für Ihr Unternehmen relevanten Abläufe und Integrationen (bexio.com).

Bevor Sie ein neues Tool unternehmensweit einführen, testen Sie es an einem begrenzten Prozess und beziehen Sie die ausführenden Personen ein. Prüfen Sie, ob Dokumente und Berechtigungen wie vorgesehen verwaltet werden, sammeln Sie aufgetretene Probleme und aktualisieren Sie die Verfahren. Nach dem Test benennen Sie eine Ansprechperson für Support, Zugriffe und die Überprüfung der Einstellungen.