Marchés publics en Suisse : donneurs d’ordre, exigences et soumission

Participer à un marché public en Suisse : ce qui change entre la Confédération, les cantons et les communes

En Suisse, le donneur d’ordre public n’est pas unique : la Confédération, les cantons, les communes ainsi que les établissements de droit public exerçant des tâches propres (entreprises publiques, hôpitaux, écoles, instituts) lancent des appels d’offres. Le niveau institutionnel du donneur d’ordre détermine le régime applicable et les seuils de valeur.

Le cadre applicable doit donc être vérifié au cas par cas : les soumissionnaires ne peuvent pas partir du principe qu’un régime unique s’applique dans toute la Suisse.

Les mandats sont attribués selon la Loi fédérale sur les marchés publics (LMP) de juin 2019 et l’Ordonnance sur les marchés publics (OMP) du 12 février 2020. Ces références doivent être lues conjointement avec les règles du donneur d’ordre et l’avis d’appel d’offres concret.

Le DFAE indique, parmi les seuils de valeur, que pour les fournitures et les services inférieurs à CHF 150'000, la procédure par gré à gré s’applique, et que pour les travaux de construction entre CHF 300'000 et CHF 2'000'000, la procédure sur invitation s’applique.

Le canal de publication de référence est www.simap.ch. Comme l’indiquait le canton des Grisons, les donneurs d’ordre publics y publient les avis d’appel d’offres et y mettent la documentation en ligne.

Le portail de publication et l’hébergement des documents ne coïncident pas toujours : Swissgrid précise que ses avis sur SIMAP contiennent des instructions renvoyant à la documentation spécifique du marché publiée sur Ariba. Le soumissionnaire doit donc lire l’avis sur SIMAP et se procurer les documents sur la plateforme indiquée.

Dans le secteur de la construction, les appels d’offres passent également par des plateformes privées. Olmero déclare gérer des appels d’offres de construction pour tous les secteurs de l’industrie du bâtiment et pour tous les cantons, depuis le terrassement jusqu’aux travaux extérieurs et à l’architecture du paysage, et a été développée avec des représentants du bâtiment suisse.

Parmi les fonctions répertoriées : organisation de projets et d’appels d’offres, choix de la procédure d’appel d’offres, gestion des listes d’entreprises et de candidats, invitation à soumissionner, gestion des candidatures, contrôle du déroulement de l’appel d’offres et analyse des résultats. Olmero invite à s’inscrire sans engagement.

Seuils de valeur pour les marchés publics en Suisse (source : DFAE)

Exigences pour participer : aptitude, capacité et motifs d’exclusion

Le donneur d’ordre vérifie trois plans distincts. Premièrement, les motifs d’exclusion et la fiabilité : l’avis d’appel d’offres peut rappeler des causes d’exclusion ou des exigences de fiabilité, à lire au cas par cas et non réductibles à une liste valable pour chaque appel d’offres.

Deuxièmement, la capacité économique et financière : des garanties sont nécessaires pour prouver que le soumissionnaire peut assumer l’engagement, généralement documentées par des extraits de registres, des attestations de paiement des impôts et des cotisations sociales, des comptes annuels, des références bancaires ou des informations sur le chiffre d’affaires.

Troisièmement, la capacité technique : expérience comparable, personnel qualifié, moyens d’exploitation et références pour des travaux ou des fournitures similaires. Lors d’un appel d’offres, il convient de lire les documents en commençant par ces trois blocs, car des formulaires et des justificatifs correspondants doivent y être joints.

La loi fédérale sur les marchés publics contient un motif d’exclusion pour conflit d’intérêts : les personnes ayant un intérêt personnel ne peuvent pas participer à la procédure d’adjudication, ni du côté du donneur d’ordre ni du groupe d’experts.

En pratique, une implication, même indirecte, dans la préparation de l’appel d’offres ou dans l’évaluation — en tant que consultant, concepteur ou membre d’une commission — doit être clarifiée avant de déposer l’offre, et non après.

Certaines réglementations cantonales imposent des exigences liées à la personne. Le règlement d’application de la loi sur les marchés publics du canton du Tessin prévoit qu’au moins l’un des titulaires ou un membre dirigeant effectif possède les qualifications requises et consacre la part prépondérante de son activité à l’entreprise.

Pour les raisons individuelles, les sociétés de personnes et les petites entreprises, les exigences ne se démontrent pas uniquement au niveau de l’entreprise : comptent les personnes physiques qui en assument la direction effective.

Procédures d’adjudication : ouverte, sélective et sur invitation

La procédure ouverte est celle qui offre l’accès le plus large : selon la description d’Olmero, les avis d’appel d’offres sont visibles par toutes les personnes enregistrées, qui peuvent consulter l’ensemble de la documentation et présenter une offre. Les inscrits n’ont pas à passer par une candidature préalable : le filtrage n’a lieu que lors de l’évaluation des offres.

Dans la terminologie du DFAE, la procédure ouverte prévoit que le DFAE publie le mandat sur simap.ch. Tous les soumissionnaires intéressés et aptes peuvent présenter une offre, évaluée selon des critères prédéfinis et publiés ; l’offre la plus avantageuse l’emporte, puis est publiée sur SIMAP.

La procédure sélective se déroule en deux phases. Seuls les concurrents invités et autorisés après la candidature accèdent à la documentation d’appel d’offres.

Déposer sa candidature dans les délais est donc nécessaire pour pouvoir soumissionner : sans invitation, il n’y a ni documentation ni possibilité de présenter une offre. Le donneur d’ordre peut ainsi limiter le nombre de participants admis à la phase d’offre.

Dans la procédure sur invitation, le cercle se restreint encore : seuls les concurrents invités sont informés de l’appel d’offres, accèdent aux documents et peuvent soumissionner. Ceux qui ne reçoivent pas l’invitation ne peuvent pas participer, même si le marché relève de leur domaine d’activité.

Dans le cadre de la procédure sur invitation, la Confédération sélectionne les soumissionnaires et les invite à transmettre une offre. Le DFAE doit demander, dans la mesure du possible, au moins trois offres et les comparer.

Dans la procédure par gré à gré direct, le DFAE attribue le mandat directement à un soumissionnaire. Les exceptions admettent l’attribution directe, entre autres, si, en raison de particularités techniques ou de la protection de la propriété intellectuelle, un seul soumissionnaire est envisageable ou s’il n’existe pas d’alternative adéquate.

L’attribution directe est également admise pour les mandats dans le cadre de programmes d’aide en matière d’agriculture ou d’alimentation, pour les mandats basés sur un traité international entre les États parties à l’accord du GATT ou entre la Suisse et d’autres États, et pour les mandats dans le cadre d’une procédure spéciale d’une organisation internationale.

Pour l’entreprise, il devient donc décisif de mettre soin à tenir à jour ses données dans les registres d’entreprises et les listes de soumissionnaires potentiels.

Les formes particulières telles que le mandat général et le mandat total ne sont pas la règle. Le règlement d’application de la loi sur les marchés publics du canton du Tessin ne les admet qu’à titre exceptionnel.

Ici, le donneur d’ordre confie à un seul contractant la responsabilité d’un paquet plus large de prestations, que ce contractant organise à son tour avec des tiers : la différence par rapport aux appels d’offres pour des ouvrages ou des fournitures isolés réside dans l’objet du marché et dans le nombre de contrats que le soumissionnaire doit gérer.

Trouver l’appel d’offres et accéder à la documentation

Celui qui cherche des marchés publics en Suisse part de www.simap.ch, où les donneurs d’ordre publient les avis d’appel d’offres et mettent la documentation en ligne, et de plateformes sectorielles comme Olmero pour le bâtiment, active dans tous les cantons.

Le DFAE définit SIMAP comme la plateforme électronique pour les appels d’offres de la Confédération, des cantons et des communes. Sur SIMAP, il publie également le mandat dans le cadre de la procédure ouverte.

Il faut vérifier à chaque fois où se trouve la documentation spécifique : l’avis d’appel d’offres peut se trouver sur un portail et renvoyer à un autre système pour les pièces jointes, comme pour les avis Swissgrid publiés sur SIMAP avec renvoi à Ariba.

Avant de consulter les documents, il faut généralement s’inscrire sur la plateforme. Les modalités d’accès dépendent de la procédure et sont décrites dans la section « Procédures d’adjudication » : il convient de vérifier immédiatement si l’appel d’offres est ouvert à tous les inscrits ou s’il nécessite une candidature et une invitation.

Une entreprise qui découvre l’appel d’offres alors que le délai de candidature est déjà écoulé, dans les procédures qui l’exigent, n’a plus aucun moyen d’obtenir la documentation.

Les plateformes ne servent pas seulement à télécharger des fichiers. Olmero énumère parmi ses fonctions la gestion des listes d’entreprises et de candidats aux appels d’offres, la gestion des candidatures de participation, l’invitation des participants à présenter une offre et le contrôle du déroulement de l’appel d’offres.

S’inscrire et tenir son profil à jour signifie donc apparaître dans les listes auxquelles les donneurs d’ordre puisent pour les invitations.

Préparer et déposer l’offre

Le parcours dépend de la procédure : dans la procédure ouverte, on passe de l’inscription sur la plateforme à la consultation des documents et au dépôt de l’offre ; dans celles avec candidature préalable, la candidature et l’offre sont deux démarches distinctes.

Une offre complète comprend des concepts et méthodes, une description différenciée de l’utilisation des fonds de projet ainsi que des détails sur les qualifications du personnel occupant des postes clés. Pour l’évaluation des honoraires, le DFAE se base, entre autres, sur les directives internes et les tarifs de la Confédération.

Celui qui confond les phases risque de préparer une offre complète alors que seule une candidature était requise, ou de ne pas candidater du tout en attendant des documents qui n’arriveront pas. Les délais et les modalités d’accès doivent être vérifiés dans l’avis d’appel d’offres et dans la section « Procédures d’adjudication ».

Le dépôt s’effectue sous format électronique via la plateforme. Olmero indique, parmi les fonctions disponibles, l’ouverture et l’impression des devis NPK avec l’éditeur SIA 451 ou CRBx intégré et le transfert des données vers les systèmes informatiques de l’utilisateur.

Ceux qui utilisent ces outils doivent vérifier à l’avance la compatibilité de leur logiciel, la disponibilité des codes et la possibilité d’exporter les données requises par le donneur d’ordre, car l’offre doit être livrée dans le format prévu par l’appel d’offres.

Le respect des délais est la condition matérielle de la participation. Chaque étape prévue par l’appel d’offres – candidature, demande éventuelle de clarifications et envoi de l’offre – a sa propre échéance.

Il convient de fixer les dates avant de commencer à rassembler les justificatifs de capacité économique et technique.

Ouverture des offres et évaluation : ce qui se passe après l’échéance

Dans les appels d’offres menés selon les normes sur les marchés publics, Olmero indique que le donneur d’ordre obtient l’accès à la documentation de l’appel d’offres seulement après l’expiration des délais d’envoi des devis. Le système établit un protocole de soumission qui doit être signé par les représentants présents.

L’évaluation suit les modalités établies par l’appel d’offres : critères d’adjudication, pondérations, vérifications éventuelles des exigences d’aptitude et de capacité. La plateforme met également à disposition des outils d’analyse des résultats de l’appel d’offres, que le donneur d’ordre utilise pour comparer les offres reçues.

Dans la procédure ouverte, l’offre la plus avantageuse l’emporte et le mandat est publié sur SIMAP. Le DFAE évalue les offres selon les critères prédéfinis et publiés.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Les erreurs fréquentes sont concrètes. Première : confondre la procédure ouverte avec la procédure sélective ou sur invitation et préparer une offre alors que seule une candidature était requise, ou attendre des documents qui n’arriveront pas sans invitation.

Deuxième : ne pas vérifier où se trouve la documentation spécifique ; un avis publié sur SIMAP peut renvoyer à Ariba, comme dans le cas Swissgrid. Troisième : ne pas respecter les échéances de candidature et d’offre, qui constituent des étapes distinctes dans la procédure sélective et la procédure sur invitation.

Quatrième : ignorer un possible conflit d’intérêts, par exemple une implication dans la préparation de l’appel d’offres ou dans l’évaluation, à clarifier avant de déposer l’offre. Cinquième : vérifier trop tard le format électronique et la compatibilité du logiciel, en particulier pour les devis NPK avec éditeur SIA 451 ou CRBx.

Sixième : ne pas tenir à jour son profil dans les registres de soumissionnaires, auxquels les donneurs d’ordre puisent pour les invitations. Pour les éviter, contrôlez l’avis d’appel d’offres, la procédure, les échéances et le format avant de rassembler les justificatifs.

Septième : négliger le cadre normatif fédéral, en particulier la LMP de juin 2019 et l’OMP du 12 février 2020, ainsi que les seuils de valeur indiqués pour les fournitures, les services et les travaux de construction. Ces références doivent être contrôlées avant de préparer l’offre.